Wenn die besten Mitarbeiter zur Schwachstelle werden

Arbeit wandert dorthin, wo sie zuverlässig erledigt wird

In beinahe jeder Organisation gibt es diese eine Person: diejenige, die anpackt, wenn es brennt, die Lücken schließt und Situationen rettet, bevor sie eskalieren. Arbeit wandert dorthin, wo sie erledigt wird. Und genau deshalb konzentriert sich Verantwortung in vielen Unternehmen auf wenige, besonders leistungsfähige Mitarbeitende.

Das ist zunächst nichts Schlechtes. Es wird immer Situationen geben, in denen jemand einspringt, mehr leistet als vorgesehen oder spontan Verantwortung übernimmt. Solche Momente gehören zum Arbeitsalltag dazu.

Wenn die Ausnahme zum Dauerzustand wird

Problematisch wird es, wenn aus der Ausnahme ein Muster wird. Wenn dieselben Personen Woche für Woche die Lücken füllen, die eigentlich durch klare Strukturen geschlossen werden müssten. Dann läuft in der Organisation etwas gewaltig falsch, auch wenn auf den ersten Blick alles funktioniert.

Genau das macht diese Situation so schwer erkennbar: Die Arbeit wird erledigt, Probleme werden gelöst, das Ergebnis stimmt. Zumindest solange diese eine Person verfügbar ist.

Warum Management das oft toleriert, sogar fördert

Häufig wird dieses Verhalten vom Management nicht nur geduldet, sondern aktiv unterstützt. Verständlich, denn kurzfristig liefert es Ergebnisse. Wer Probleme löst, wird gelobt, bekommt mehr Verantwortung, wird zur ersten Anlaufstelle. Die Organisation gewöhnt sich an diese Lösung, ohne die eigentliche Ursache zu hinterfragen.

So entsteht ein Kreislauf: Je zuverlässiger jemand Lücken schließt, desto mehr Lücken werden ihm oder ihr zugeschoben. Die Belastung wächst, die Strukturprobleme bleiben unsichtbar.

Was sichtbar wird, wenn die Schlüsselperson ausfällt

Wie abhängig eine Organisation tatsächlich von einzelnen Mitarbeitenden geworden ist, zeigt sich meist erst dann, wenn genau diese Person ausfällt: durch Krankheit, Urlaub oder Kündigung. Plötzlich wird sichtbar, was vorher durch persönlichen Einsatz überdeckt wurde.

Unklare Verantwortlichkeiten

Aufgaben, die niemand offiziell übernommen hat, landeten bisher automatisch bei der einen Person, die ohnehin alles im Blick hatte.

Schlechte Abläufe

Prozesse, die eigentlich reibungslos laufen sollten, funktionierten nur, weil jemand manuell nachsteuerte und Fehler ausglich, bevor sie Schaden anrichteten.

Fehlende Entscheidungen

Entscheidungen, die eigentlich auf anderer Ebene getroffen werden müssten, wurden stillschweigend von der Schlüsselperson übernommen, weil es schneller ging.

Ungleiche Arbeitsverteilung

Manche Teammitglieder tragen deutlich mehr Last als andere, ohne dass dies je offen angesprochen oder korrigiert wurde.

Das eigentliche Problem liegt tiefer

Das Problem ist nicht, dass manche Mitarbeitende besonders viel Verantwortung übernehmen. Engagement und Einsatzbereitschaft sind wertvoll. Das Problem ist, wenn eine Organisation nur deshalb funktioniert, weil einzelne Personen ständig die strukturellen Schwächen des Systems ausgleichen.

Diese Abhängigkeit ist riskant, gleich aus mehreren Gründen:

• Sie macht die Organisation verwundbar gegenüber Personalausfällen.
• Sie überlastet genau jene Mitarbeitenden, die am wertvollsten sind.
• Sie verhindert, dass strukturelle Probleme überhaupt erkannt werden.
• Sie erschwert Wachstum, weil Wissen und Verantwortung nicht breit verteilt sind.

Wo Führung ansetzen muss

Genau hier müsste Führung ansetzen. Nicht indem die besten Mitarbeitenden noch mehr belastet werden, sondern indem die Organisation so weiterentwickelt wird, dass nicht ständig jemand Feuerwehr spielen muss.

Das bedeutet konkret:

• Verantwortlichkeiten klar definieren, statt sie implizit bei den Zuverlässigsten zu belassen.
• Abläufe prüfen und so gestalten, dass sie auch ohne manuelles Eingreifen funktionieren.
• Entscheidungswege festlegen, damit nicht jede Lücke bei einer einzelnen Person landet.
• Arbeitsverteilung regelmäßig hinterfragen, um Überlastung einzelner frühzeitig zu erkennen.

Führungskräfte, die diesen Blick entwickeln, erkennen oft, dass hervorragende Einzelleistungen über Jahre hinweg strukturelle Schwächen verdeckt haben, die sonst längst aufgefallen wären.

Fazit

Ihre besten Mitarbeiter sind kein Organisationsproblem. Aber wenn eine Organisation nur durch deren ständigen Einsatz funktioniert, ist das ein deutliches Warnsignal. Statt diesen Zustand zu belohnen, sollte er als Anlass genutzt werden, Strukturen, Prozesse und Verantwortlichkeiten grundlegend zu überprüfen. Wie geht Ihr Unternehmen mit solchen Situationen um?